Så här används dina personuppgifter

Har du fått en faktura med betalningsuppgifter till Alektum Group?

Alektum Group bistår andra företag, vår kund, med att administrera utskick av fakturor, hantera inbetalningar, skicka påminnelser och i förekommande fall tillhandahålla kundservice. När vi utför dessa tjänster behandlar vi dina personuppgifter på uppdrag av kunden. För information om hur personuppgifterna närmare hanteras, för vilka ändamål och vilka rättigheter du har, får vi be dig vända dig till säljaren, det vill säga din avtalspart. Kontaktuppgifter till denne framgår alltid av fakturan som du fått.

Har du fått ett inkassokrav eller annat kravbrev?

Alektum Group hanterar personuppgifter om nedan angivna kategorier av registrerade i samband med att vi utför inkassotjänster:

  • du som har en skuld att betala (gäldenär) inkl. ditt ombud,
  • du som är skyldig att fullgöra något, till exempel återställa gods,
  • du som bär solidariskt ansvar för gäldenären såsom bolagsman och borgensman etc.

Vi behandlar uppgifterna för att du har en skuld som har förfallit till betalning till oss eller till vår kund. Vi vidtar då så kallade inkassoåtgärder i syfte att på ett effektivt sätt uppnå betalning eller annan fullgörelse, fastställelse av fordran och/eller verkställighet, samt kunna fakturera och redovisa detta på ett lagenligt sätt. Behandling sker på grundval av artikel 6 b, c, e och f i dataskyddsförordningen. Det berättigade intresset är att för egen eller annans del få obetald fordran reglerad.

Inkassoåtgärder är ett samlingsbegrepp som vi använder för alla de åtgärder vi vidtar för att uppnå ovan nämnda syfte. Det kan bland annat vara utskick av inkassokrav och andra kravbrev, administration av uppgörelser, betalningar, kontakter med gäldenär eller dennes ombud, kontakter med myndighet, åtgärder för fastställande av fordran inklusive processer vid domstol, och verkställighet.

För att vi ska kunna utföra inkassoåtgärder behöver vi behandla kontakt- och adressuppgifter till dig, inbegripet personnummer. Det är viktigt att Alektum Group ser till att de uppgifter vi använder är korrekta och aktuella. Av den anledningen ser vi till att löpande uppdatera adressuppgifter mot folkbokföringsregistret. Vi använder oss då av en extern leverantör som därmed får del av vissa av personuppgifterna. För det fall du bor i eller flyttar till ett annat land anlitar Alektum Group ett inkassoombud vars verksamhet finns i det land du befinner dig i. Personuppgifter om dig och inkassoärendet kommer då att delas med inkassoombudet.

Vidare behöver vi behandla uppgifter om den fordran som är obetald, avtalet och andra omständigheter kring köpet som ligger till grund för fordran, samt eventuella delbetalningar. För att bedöma vilken inkassoåtgärd vi ska vidta behöver vi även veta något om din ekonomiska situation, levnadsförhållanden, övriga skulder och eventuella utmätningar. Av den anledningen samlar vi in ekonomisk information och skuldinformation från externa leverantör, såsom kreditupplysningsbolag och myndighet. I samband med detta får dessa aktörer del av vissa av dina personuppgifter. Utifrån uppgifterna bestämmer vi vilket typ av kravbrev som ska skickas, om vi ska vidta rättslig åtgärd såsom ansöka om betalningsföreläggande, starta process vid domstol eller ansöka om verkställighet. I vissa fall bestäms detta med hjälp av metoder som profilering och ingår i en automatiserad process. Det innebär att beslut om åtgärd tas automatiskt efter förutbestämda variabler snarare än att en handläggare manuellt tar beslut i varje enskilt ärende.

Det finns även andra fall där vi behöver dela personuppgifterna, eller göra dem tillgängliga, för att kunna uppnå syftena med behandlingen, exempelvis för uppdragsgivaren, externa leverantörer såsom post- och printföretag, IT-support och systemleverantör, delgivningsbolag, juridiska konsulter, och andra som medverkar till vår tjänsteleverans, liksom myndigheter.

Utöver ovan nämnda personuppgifter kan det förekomma enstaka uppgifter om hälsa eller brott men det är endast för de fall sådan uppgift är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas eller göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall, eller om Alektum Group har inhämtat samtycke. Uppgifterna behandlas då på grundval av artikel 9 a och f, samt artikel 10 i dataskyddsförordningen tillsammans med bestämmelse i datalagen.

Uppgifterna används också, i begränsad utsträckning, till affärs- och metodutveckling, verksamhetsplanering, statistik och uppföljning, samt riskhantering. Uppgifterna används då i syfte att utveckla och analysera verksamheten och på grundval av vårt berättigade intresse att utveckla verksamheten och undvika kreditförluster, artikel 6 f i dataskyddsförordningen.

Arbetar du för en av våra klienter, leverantörer, samarbetspart eller hos myndighet?

Alektum Group hanterar personuppgifter om nedan kategorier registrerade:

  • du som är kontaktperson och/eller bolagsman eller borgensman hos våra kunder,
  • du som är kontaktperson hos prospekt, det vill säga hos ett bolag som vi vill ska bli vår kund,
  • du som är kontaktperson hos myndigheter inbegripet kontaktperson i specifika ärenden, samt
  • du som är kontaktperson hos leverantörer eller andra samarbetspartners.

Uppgifterna används för att administrera kontakten, för utförandet av avtalet eller samarbetet, och för redovisnings- och faktureringsändamål. Dessa uppgifter behandlas på grundval av artikel 6 b, c och f i dataskyddsförordningen. Personuppgiftsbehandling som sker på grundval av artikel 6 f sker för vårt berättigade intresse att marknadsföra våra tjänster och bearbeta kunder.

Personuppgifter om kontaktperson hos myndigheter används därutöver för utförande av åtgärder som är nödvändiga inom ramen för fordringsrättsliga ärenden så som fastställande, verkställighet, skuldsanering och tvistlösning. Dessa uppgifter behandlas på grundval av artikel 6 c, e och f i dataskyddsförordningen. Personuppgiftsbehandling som sker på grundval av artikel 6 f sker för vårt eller vår kunds berättigade intresse att på ett effektivt sätt få en förfallen obetald fordran betald.

Personuppgifter om bolagsmän, borgensmän och kontaktpersoner hos samarbetspartners och kunder används också i de fall vi behöver företa penningtvättskontroll, samt för bedömning av förmåga att fullgöra ekonomiska åtaganden, bedömning av säkerheter och ekonomisk vederhäftighet i övrigt. Enbart nödvändiga uppgifter för att uppnå syftet kommer att behandlas men det inbegriper information om personens tillgångar, skulder och inkomst.

Känsliga uppgifter kommer endast att behandlas om det krävs för att vi ska fullgöra vår penningtvättskontroll. Uppgifterna behandlas på grundval av artikel 6 b-c i dataskyddsförordningen och i förekommande fall 5 kap 6 § i lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Uppgifterna används också men i begränsad utsträckning för affärs- och metodutveckling, marknadsanalys, statistik och riskhantering. Uppgifterna används då i syfte att utveckla och analysera verksamheten och på grundval av vårt berättigade intresse att utveckla verksamheten och kommunicera med våra kontakter, artikel 6 f i dataskyddsförordningen.

Så länge kommer dina personuppgifter att sparas

Alektum Group är skyldigt att på eget bevåg ta bort personuppgifterna när de inte längre behövs för att uppnå de angivna syftena. Tiden för lagring varierar därför. Nedan beskrivs hur Alektum hanterar lagringstider utifrån respektive huvudsakligt syfte.

Personuppgifter som har samlats in under ett inkassoärende sparas i 36 månader efter att inkassoärendet avslutats.

Personuppgifter som har samlats för att administrera kundförhållandet, och i förekommande fall för att bedöma kreditvärdighet hos kund, bolagsman eller borgensman sparas i 36 månader efter att kundrelationen upphör och parternas mellanhavanden slutligen har reglerats, eller vid den tidigare tidpunkt som uppgifterna blivit inaktuella för ändamålet.

Personuppgifter som har samlats in för att göra så kallad penningtvättskontroll sparas i fem år eller den tid som lagen anger. Tiden ska räknas från det att åtgärderna eller transaktionerna utfördes eller, i de fall då en affärsförbindelse har etablerats, affärsförbindelsen upphörde.

Uppgifter som samlats in för att utveckla, analysera och marknadsföra Alektums verksamhet sparas under en tid om 36 månader efter den sista kontakten. Om du avanmäler dig från nyhetsbrev eller liknande kommer uppgifterna omedelbart att raderas.

Oaktat ovan nämnda lagringstider kan Alektum Group lagra uppgifter längre för ändamålet att försvara och tillvarata rättsliga anspråk. Personuppgifter som är nödvändiga för fakturering och redovisning inom ramen för bokföringsändamål sparas alltid fram till och med det sjunde (7) året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Med oss är du trygg – vi skyddar alltid dina personuppgifter

Alektum Group är alltid skyldiga att skydda personuppgifter även om vi låter en extern part utföra behandlingen. Vi sprider aldrig personuppgifter om vi inte måste för att kunna uppnå vårt syfte eller för att vi är skyldiga enligt lag. Inom vissa av våra tjänster lyder vi dessutom under lagstadgad tystnadsplikt.

Vi är också noga med att begränsa spridningen av personuppgifter internt hos Alektum Group på så vis att endast de medarbetare som behöver se personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter faktiskt har tillgång till dem.

Vidare ser vi till att våra IT-system och andra platser där vi lagrar personuppgifter skyddas mot att obehöriga personer ska kunna komma åt informationen, exempelvis genom brandväggar, virusskydd, höga lösenordskrav, loggning i system och så vidare.

När vi behöver överföra personuppgifter mellan oss och en part utanför vår miljö, exempelvis vår kund, ser vi till att använda ett säkert överföringssätt.

Slutligen ser vi till att säkerhetskopiera våra system och register för att undvika att viktig information om dig förloras.

Du har kontrollen över dina personuppgifter – det här är dina rättigheter

När Alektum Group behandlar dina personuppgifter har du ett antal lagstadgade rättigheter. Vilka dessa är anges nedan. Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta oss via formulär längst ner på sidan. Det går givetvis också bra att kontakta oss per telefon enligt nedan.

  • Du har rätt att få information av oss om användningen av de personuppgifter som rör dig, samt kopia på personuppgifterna, ett så kallat registerutdrag.
  • Vi kommer på din begäran eller på eget bevåg rätta eller ta bort uppgifter som är felaktiga eller inte längre är nödvändiga, alternativt begränsa användningen av sådana uppgifter.
  • Du har rätt att invända mot vår användning av dina personuppgifter för utförande av en uppgift av allmänt intresse, eller för vårt berättigade intresse.
  • Du har rätt att begära att dina uppgifter inte används för direktmarknadsföringsändamål, för det fall vi företar sådana åtgärder.
  • Du har också rätt att få ta del av de personuppgifter vi hanterar, när vi fullgör ett avtal med dig och/eller om du givit oss ditt samtycke, i ett maskinläsbart format (om så är tekniskt möjligt kan vi hjälpa till med flytten av dessa till annan part).
  • Om vi använder dina personuppgifter på grundval av att du givit oss ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla detta.

Är du missnöjd med vår personuppgiftsbehandling? Så här lämnar du klagomål

Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter kan du vända dig till tillsynsmyndigheten i det land du bor. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten. Deras kontaktuppgifter är Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm.

Du kan alltid kontakta oss om du har frågor kring ovanstående. Telefonnummer och kontaktformulär hittar du längst ner på sidan.