Många verksamheter i Europa väljer att samarbeta med en inkassopartner istället för att hantera obetalda fakturor själva. Detta beror på att inkassohanteringen ofta ligger utanför den egna kärnkompetensen och inkasso omfattas av detaljerade lagar och regelverk. Dessutom bygger inkassopartnern en process för hanteringen av just inkassoärenden som kräver erfarenhet och anpassade inkassosystem.
Inför upphandling och jämförelse av inkassobolag kan det vara svårt att träffa rätt då det är många delar som ska stämma – från flexibilitet i integrationen, kundservice gentemot era kunder och användarvänlighet av klientwebb, till de ekonomiska aspekterna. När du utvärderar en inkassopartner är det därför viktigt att fastställa nyckeltal (KPI:er) eller viktiga värdedrivare för att mäta effektivitet, optimera poängsättning och säkerställa större förutsägbarhet i kassaflödet. Här är några KPI:er att använda när du utvärderar din inkassopartner:
Lösningsgraden är den procentandel av den totala skulden som din partner kan återvinna. Och det är ju på grund av att du har obetalda skulder från dina kunder du anlitar en inkassopartner. Det finns ett antal faktorer i återvinningsprocessen som kan påverka lösningsgraden väsentligt, vilket gör att det är en viktig KPI att mäta.
Ofta slutar kundresan inte bara för att ett inkassobolag tar över hanteringen av en obetald fordran. Det är viktigt att komma ihåg att inkassosteget kan ses som en förlängning av din kundtjänst, och det är därför absolut nödvändigt att din inkassopartner behandlar dina kunder med respekt och professionalism. Precis som ni själva gör. Genom att mäta kundnöjdheten kan du säkerställa att din partner inte skadar ert varumärke, samtidigt som du ser till att minimera kundbortfallet, även kallat churn.
En partner som är flexibel när det gäller genomförande, integration och även löpande under samarbetet, till exempel för att optimera processer eller lösa eventuella problem, kan vara avgörande för ett lyckat samarbete. Det är ofta svårt att skriva avtal som täcker in alla händelser som kan uppstå under ett längre samarbete, de avtalen blir ofta omfattande och komplicerade. Skriv ett mer sammanfattande avtal och fokusera istället på att hitta en flexibel samarbetspartner som gör allt de kan för att hitta lösningar som fungerar för alla parter.
Din partner måste naturligtvis följa alla tillämpliga lagar och förordningar som styr inkassobranschen. Har ni dessutom verksamhet i flera länder skiljer sig dessa lagar åt, ofta ganska mycket, och compliancearbetet behöver anpassas land för land. Compliance KPI:er säkerställer att din inkassopartner följer alla regler, vilket minimerar juridiska risker för ditt företag.
Välj ett inkassobolag med väl utvecklade digitala tjänster. Har de tex. ett gemensamt system för alla marknader kan det underlätta uppföljning väsentligt. Kan ni på ett enkelt sätt se status på varje enskilt ärende, och kan ni själva få ut en sammanställning av statistiken på era ärenden? Du bör själv kunna generera regelbundna rapporter gällande utförda inkassoaktiviteter. KPI:er gällande rapportering hjälper dig att hålla koll på inkassobolagets prestation samtidigt som du kan följa vilka framsteg som görs för att du ska nå dina mål.
Det är viktigt att din inkassopartner är transparent gällande sina aktiviteter och processer. Du bör också arbeta med en partner som säkerställer regelbundna uppföljningar för att optimera prestanda, hög kvalitet och framsteg i ert samarbete. Och kanske är framstegen det allra viktigaste, att ni tillsammans bygger en plan för framtiden som leder till ständiga förbättringar. Lyckas ni med detta finns förutsättningar för ett långt och framgångsrikt partnerskap.
Kontakta oss för information om hur vi kan hjälpa er
Vi vet att ett förutsägbart kassaflöde och goda kundrelationer är A och O för våra kunder, och erbjuder därför ett brett utbud av tjänster – alltid skräddarsydda för att möta era behov. Genom våra djupt rotade värderingar, vår kunskap och engagemang möjliggör vi bättre och mer pålitliga resultat.
Vi finns på 11 marknader runt om i Europa, så vi kan hjälpa dig oavsett vart din kund befinner sig. Och med ett system och en kontaktperson för alla länder kan vi förenkla dina cross-border affärer.